Sales Admin: Arti, Tugas, Gaji

Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, peran Sales Admin (Administrator Penjualan) memiliki peran yang sangat penting. Mereka adalah bagian vital dalam mendukung efisiensi dan keberhasilan tim penjualan serta memastikan pelanggan menerima layanan yang berkualitas.

Baca juga: Jurusan Manajemen Pemasaran: Info Kuliah dan Prospek Kerja

Apa Itu Sales Admin?

Sales Admin, atau Administrator Penjualan, adalah individu yang bertanggung jawab atas administrasi dan dukungan operasional dalam departemen penjualan sebuah perusahaan. Tugas utamanya meliputi pengelolaan dokumen penjualan, seperti penawaran harga dan faktur, pemrosesan pesanan, serta koordinasi dengan tim penjualan. Mereka juga memelihara basis data pelanggan dan memberikan pelayanan pelanggan dengan ramah. Keahlian yang dibutuhkan termasuk komunikasi yang baik, pemahaman produk atau layanan, kemampuan organisasi, dan penguasaan teknologi seperti perangkat lunak CRM. Sales Admin harus memahami proses penjualan dan memiliki kemampuan pemecahan masalah.

Tugas Sales Admin

Pengelolaan Dokumen Penjualan

Administrator Penjualan bertanggung jawab atas pembuatan, pemeliharaan, dan pengarsipan dokumen penjualan. Ini termasuk penawaran harga, kontrak penjualan, faktur, dan dokumen terkait penjualan lainnya. Mereka harus memastikan dokumen tersebut tersedia dan mudah diakses oleh tim penjualan.

Pengolahan Pesanan

Mereka memproses pesanan yang diterima dari pelanggan atau tim penjualan. Ini mencakup verifikasi pesanan, memeriksa ketersediaan stok, menghitung harga, mengelola pengiriman, dan memastikan pesanan diproses dengan benar dan tepat waktu.

Koordinasi dengan Tim Penjualan

Administrator Penjualan berinteraksi secara teratur dengan anggota tim penjualan. Mereka dapat membantu dalam pengaturan janji temu dengan pelanggan, memberikan informasi produk, dan menjawab pertanyaan teknis.

Pemeliharaan Basis Data Pelanggan

Mereka bertanggung jawab atas pengelolaan basis data pelanggan, termasuk pembaruan informasi kontak, riwayat pesanan, dan catatan penting lainnya. Memastikan data pelanggan tetap akurat dan terorganisasi adalah bagian penting dari pekerjaan ini.

Pelayanan Pelanggan

Administrator Penjualan seringkali menjadi titik kontak pertama bagi pelanggan yang memiliki pertanyaan atau perlu bantuan. Mereka harus memberikan layanan pelanggan yang ramah, responsif, dan profesional.

Pemantauan dan Pelaporan Penjualan

Administrator Penjualan dapat membantu dalam pemantauan kinerja penjualan dengan menghasilkan laporan, menganalisis data penjualan, dan memberikan wawasan kepada manajemen. Melalui laporan ini, mereka dapat membantu tim penjualan untuk memahami tren penjualan dan mengidentifikasi peluang perbaikan.

Administrasi Umum

Selain tugas-tugas khusus penjualan, Administrator Penjualan juga dapat memberikan dukungan administratif umum seperti menjadwalkan pertemuan, mengatur perjalanan bisnis, dan mengelola inventaris.

Kemampuan yang Harus Dimiliki Sales Admin

Komunikasi yang Baik

Kemampuan komunikasi yang efektif adalah kunci. Administrator Penjualan harus dapat berkomunikasi dengan baik secara lisan dan tertulis. Mereka perlu berinteraksi dengan anggota tim penjualan, pelanggan, dan manajemen, dan komunikasi yang jelas membantu memastikan informasi disampaikan dengan benar.

Pemahaman Produk atau Layanan

Administrator Penjualan harus memiliki pemahaman yang kuat tentang produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan. Ini memungkinkan mereka untuk memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan dan anggota tim penjualan yang membutuhkannya.

Kemampuan Organisasi

Mengelola dokumen, jadwal, dan informasi dengan baik sangat penting. Administrator Penjualan harus dapat menjaga keberesan dokumen penjualan, mengatur agenda, dan memprioritaskan tugas dengan baik.

Kemampuan Teknologi

Sales Admin sering menggunakan perangkat lunak dan sistem seperti perangkat lunak CRM untuk memproses pesanan, mengelola basis data pelanggan, dan melacak aktivitas penjualan. Menguasai teknologi ini adalah keharusan.

Pemahaman Proses Penjualan

Sales Admin harus memahami tahapan proses penjualan dan bagaimana tugas mereka berkontribusi pada kelancaran proses ini. Mereka harus tahu kapan dan bagaimana mendukung anggota tim penjualan.

Kemampuan Pemecahan Masalah

Dalam situasi di mana masalah muncul, Sales Admin harus dapat mengidentifikasi permasalahan dan mencari solusi dengan cepat dan efisien.

Kepatuhan dan Etika Kerja

Mematuhi kebijakan dan etika kerja perusahaan adalah penting. Sales Admin harus menjalankan tugas mereka dengan integritas dan mematuhi standar etika bisnis.

Kemampuan Manajemen Waktu

Kemampuan mengelola waktu dengan baik membantu Sales Admin untuk memprioritaskan tugas dan menjaga kelancaran operasional.

Keterampilan Multitasking

Karena tugas Sales Admin melibatkan banyak tanggung jawab, kemampuan multitasking adalah aset berharga. Mereka harus mampu mengelola beberapa tugas secara bersamaan tanpa kehilangan fokus.

Kemampuan Komunikasi dengan Pelanggan

Berinteraksi dengan pelanggan dengan ramah, menjawab pertanyaan, dan menangani keluhan dengan baik adalah penting dalam memberikan pelayanan pelanggan yang unggul.

Cara Menjadi Sales Admin

Pendidikan dan Pelatihan

Kamu bisa mulai dengan pendidikan yang relevan, seperti diploma atau gelar dalam bisnis, administrasi, atau pemasaran. Pendidikan ini akan memberikan pemahaman dasar tentang proses penjualan dan administrasi.

Pengembangan Keterampilan

Kamu perlu mempelajari dan mengembangkan keterampilan yang dibutuhkan, seperti komunikasi yang baik, kemampuan organisasi, dan penggunaan perangkat lunak CRM (Customer Relationship Management). Pelatihan tambahan dalam administrasi penjualan dapat membantu kamu memahami peran secara lebih mendalam.

Pengalaman Kerja

Untuk mendapatkan pengalaman, pertimbangkan pekerjaan entri-level yang berkaitan dengan administrasi atau dukungan penjualan. Ini bisa mencakup peran sebagai asisten administrasi atau customer service.

Keterampilan Teknologi

Kuasai perangkat lunak yang digunakan dalam administrasi penjualan, seperti perangkat lunak CRM. Ini adalah aspek penting dalam menjalankan tugas sebagai Sales Admin.

Pengembangan Keterampilan Komunikasi

Latih keterampilan komunikasi kamu, baik lisan maupun tertulis. Ini akan membantu kamu berinteraksi dengan anggota tim penjualan, pelanggan, dan manajemen dengan efektif.

Networking

Bangun jaringan profesional dengan orang-orang dalam industri penjualan. Ini bisa membantu kamu menemukan peluang pekerjaan dan mendapatkan wawasan tentang industri yang lebih luas.

Lamaran Pekerjaan

Kamu bisa mencari lowongan pekerjaan sebagai Sales Admin. Saat melamar, pastikan kamu menyoroti pendidikan, pengalaman, dan keterampilan yang relevan dalam CV dan surat lamaran kamu.

Gaji Sales Admin

Gaji seorang Sales Admin di Indonesia bervariasi tergantung pada beberapa faktor, seperti lokasi, industri, pengalaman, dan tingkat tanggung jawab. Secara umum, gaji rata-rata Sales Admin di Indonesia berkisar antara Rp 5 juta hingga Rp 10 juta per bulan. Namun, gaji ini dapat lebih tinggi di kota-kota besar seperti Jakarta dan Surabaya, serta dalam industri yang lebih kompetitif seperti teknologi atau perbankan. Selain gaji pokok, Sales Admin juga dapat menerima bonus atau insentif berdasarkan pencapaian target penjualan. Peran dan tanggung jawab tambahan dalam perusahaan atau industri tertentu juga dapat memengaruhi besaran gaji.

Kesimpulan

Sales Admin adalah bagian penting dalam menjaga efisiensi operasional dan keberhasilan tim penjualan dalam sebuah perusahaan. Tugas-tugas mereka mencakup administrasi, pengelolaan dokumen, dan dukungan operasional yang mendukung penjualan produk atau layanan. Untuk berhasil dalam peran ini, seseorang harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik, pemahaman produk, kemampuan organisasi, serta pengetahuan tentang teknologi.

Kunjungi Reqrut.id untuk informasi seputar informasi lowongan kerja, magang, dan tips karir lainnya!

Baca juga: Jurusan Manajemen Operasional: Info Kuliah dan Prospek Kerja